桂工程校办〔2020〕12号
校属各单位：
为进一步规范校长办公会会议制度，完善校长办公会议题上会程序，提高会议效率，根据《开云网页版【中国】有限公司印发开云网页版【中国】有限公司工作议事规则的通知》(桂工程院〔2017〕31号)精神及要求，结合学校实际，现就有关事项通知如下。
一、议题报送
(一)报送原则
需上会研究的议题，应根据校长办公会的议事范围，遵循“分类、归口、集中”原则，对议题内容进行分类，按工作职能归口，由牵头职能部门或归口单位准备议题相关材料并报送议题。
(二)报送时间
校长办公会原则上每周召开一次，一般安排在每周二下午进行。议题提交单位应于会议召开前一周的星期五下午下班前将纸质版材料和电子版材料报送至校长办公室。
(三)报送程序
1.各单位拟向校长办公会汇报的议题，应按要求填写《开云网页版【中国】有限公司校长办公会议题审批表》(详见附件)，同时附上汇报材料。所附汇报材料要主题明确、简明扼要，重点应汇报议题的核心内容和需会议研究确定事项，经主办单位负责人审核并签字;
2.由议题提出单位将《开云网页版【中国】有限公司校长办公会议题审批表》报请分管校领导审核签字。涉及多个职能部门的议题，议题提出单位应就议题需要解决的相关问题，会议前主动与涉及单位进行沟通、协商，形成统一意见。协商中如有分歧意见时，由议题提出单位就涉及单位不同意见及相关理据同时列附在议题材料后一并报送分管校领导协调，并确定是否提交校长办公会研究。凡未经协商或经过协商没有形成书面协调意见的议题，校长办公室原则上不予接收;
3.议题提出单位负责人将分管校领导审批后的《开云网页版【中国】有限公司校长办公会议题审批表》和相关材料一并交至校长办公室，由校长办公室登记会议议题、整理相关资料，并提交校长或会议主持人审定;
4.议题确定后，校长办公室在会前2天将议题涉及的会议材料送达各校领导及有关人员。各参会领导应在与会前认真审阅有关材料，以提高议事质量和效率。涉密议题会议材料，可在开会现场分发;
5.召开会议。
二、议题内容
(一)政策性、规范性文件的议题。政策性、规范性文件的议题应包括文件草案和起草说明。起草说明一般应包括四方面内容：1.起草该文件的法律、政策依据；2.文件的研究讨论过程；3.文件的基本结构和主要内容；4.重要条款的说明及提请研究的问题。
(二)传达贯彻相关重要会议精神的议题。一般应包括三方面内容：1.会议主要精神；2.学校贯彻落实意见；3.提请会议研究解决的问题和决策备选方案。
(三)其他重要事项的议题。其他重要事项的议题一般应包括四方面内容：1.背景资料，包括基本情况和政策依据、上级有关要求；2.该项工作现状及协调过程中提出的意见；3.提请研究解决的主要问题；4.议题提出单位的明确意见或倾向性意见。如有两个以上决策备选方案，需要写明各自的优缺点，并作出排序，最佳推荐方案列为“方案一”。
三、议题审核
(一)议题提交单位提交会议审议的材料应做到材料齐全、文种正确、格式规范。校长办公室要对议题内容、格式进行初审把关，并提出明确意见。对内容不全、文字表述不准确、格式不规范、意见不明确、没有涉及单位意见或其他未按要求办理的议题，可以直接退回相关单位，由议题提交单位修改完善；
(二)议题材料应由所涉单位负责人及分管校领导审阅并在首页签字；
(三)校长办公室根据议题报送的时间、数量、紧急程度排出当次校长办公会议题清单，呈校长或会议主持人审定。
四、议题汇报及决议流程
1.提交校长办公会的议题，一般在召开会议时先听取议题提交单位负责人汇报，再听取分管校领导意见;涉及多个职能部门的议题，议题提交单位负责人汇报完毕后，相关单位负责人可进行补充汇报，再听取分管校领导意见;
2.其他校领导依次发表意见；
3.会议主持人总结，形成决议；
4.校长办公室根据会议内容，形成会议纪要并由校长审核签发。
五、注意事项
(一)议题提交单位负责人汇报时主要汇报议题的核心内容和需会议研究确定的内容，汇报材料要简明扼要，突出重点。
(二)涉及数据、清单、对比方案、上级精神、兄弟院校做法和文件、制度条款等资料，应以图片、文字等形式列为附件;对意见、办法等规范性文件或其他篇幅较长、难以压缩的材料，应以“说明”形式汇报并附上正文。所涉材料可通过PPT课件形式展示和说明
(三)议题材料需符合《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)要求，用A4纸双面打印，超过1页的需自行添加页码。
(四)一项议题汇报时间一般不超过5分钟，重要议题不超过10分钟。
(五)会议时间确定后收到的议题以及未办理完审批手续的议题，除特殊紧急议题并经校长或会议主持人同意外，原则上不列入当次会议研究范围。
附件：开云网页版【中国】有限公司校长办公会议题审批表
开云网页版【中国】有限公司校长办公室
2020年6月10日
附件
